Vær-varsom plakaten for arkitekten

På dagens møte i IASA Oslo fremsatte jeg påstanden at vi trenger en “vær-varsom plakat” for arkitekten. Spesielt fokuserte jeg på virksomhetsarkitektens rolle og risiko.

I diskusjonen etterpå kom vi inn på mange av aspektene og det var mange veldig gode forslag der jeg ikke fikk notert meg alt, så jeg har utelatt mange ting som kunne vært sagt.

Her er mitt førsteutkast til “vær-varsom plakaten”:

  • Hold tilbake til innflytelse: Når du foreslår en løsning, kan løsningen bli valgt ukritisk. Når du tar ansvar for en løsning, umyndiggjør du de som skal utføre jobben og gjør dem i dårligere stand til å ta ansvar i fremtiden.
  • Vær forsiktig med å foreslå løsninger: Løsningen du foreslår har høyere kostnader enn du forventer. Løsningen du foreslår løser problemet dårligere enn du forventer. Problemet du løser er mindre alvorlig enn du forventer.
  • Byråkrati koster: Alle tid brukt i møter er tid som ikke brukes til fremdrift. All unødvendig informasjon (for eksempel standarder) som blir gitt fjerner oppmerksomheten fra en bit viktigere informasjon.

I stedet kan en arkitekt fokusere på å være en kulturkatalysator:

  • Skap fora for andre: Du har en unik mulighet til å støtte læring og erfaringsutveksling mellom de som utfører jobben.
  • Fremhev andre: Dersom du kjenner andres sterke sider og forbedringsønsker, har du mulighet til å bidra til andres personlige vekst.
  • Vær et talerør: De som gjør oppgavene har ofte vanskelig for å få gehør for sine problemer og behov. Formidle disse problemene til ledelsen og hjelp sett fokus på daglige forbedringsmuligheter.

Comments:

[Børge Lotre] - Apr 23, 2009

Hva med å bytte utt “All” med “Mestparten”?
Mestparten av tid brukt i møter er tid som ikke brukes til fremdrift.

Evt. de fleste møter bidrar ikke til fremdrift.

jhannes - Apr 24, 2009

Kanskje en mulighet er å reformulere det som et spørsmål: “Er dette møtet nødvendig for fremdrift? Nei? Da skjer det i stedet for fremdrift”. Jeg liker ikke helt spørsmålsformuleringen.

Hva med “møter som ikke hjelper fremdrift stjeler tid som kunne vært brukt til fremdrift”?

espen dalløkken - May 2, 2009

er jo gamle norske bonde-råd som går på at med ondt skal ondt fordrives, så jeg støtter å ha noen møter om møter :)

det å skape en god møtekultur er ikke lett. vi fikk bedret det veldig i Ezmo, men der var vi ikke så mange mennesker så det var relativt enkelt å innføre en bra møtekultur. før vi gjorde det hadde vi samme problemet med møter uten konklusjoner/mål/mening og at vi kastet bort verdifull tid i møter som burde vært brukt på annet.
gjennom et dagskurs med Anders lærte vi å være bevist på hva det vil si å være den som holder møtet. det kreves mer enn å klare å booke ting i Outlook.

Vidar Kongsli - Apr 24, 2009

Muligens ikke noe mer “snert”, men kan et poeng være at man bør bidra til en kultur der alle og enhver er kritisk til tid brukt i møter? Det gjelder ikke bare den som organiserer møter, men enhver deltaker bør være kritisk til sin tid brukt i møte versus hva man tilfører i møtet. Enhver deltaker er ansvarlig for den tiden man bruker i møter og det må være lov til å si nei til møteinnkallelser.

[Børge Lotre] - Apr 22, 2009

Interessant møte og diskusjon. Bra poenger til plakaten, men jeg er ikke helt med på at all tid i møter ikke brukes til fremdrift. Hadde ikke du fremdrift med Vær-varsom plakaten i møtet i dag?

jhannes - Apr 23, 2009

Godt poeng. Jeg har vridd hodet mitt etter en mindre ekstrem formulering som ikke mister snerten. Har du noen ideer mottas de med takk.

Rune Sundling - Apr 28, 2009

Jeg merker jeg blir veldig skeptisk til punktet om møter. Skjønner hvor du vil, men for min del blir det utsagnet alt for ekstremt. Deltok ikke i diskusjonen rundt dette temaet, men hva med noe som:

Alle møter uten klare rammer og en definert (og tilsvarende gjennomført) agenda med fokus på prosjektets fremdrift stjeler tid som kunne vært brukt til virkelig fremdrift.

Møter er jo en essensiell del, men det er mange fallgruver med det. En klar agenda (som flest mulig har eierskap til) og tydelige rammer (alla http://www.manager-tools.com/2008/11/facilitati…) for møtene er viktig for å holde fokus.

-—

En annen ting som kunne vært med inn under en av punktene er å istedenfor å fortelle hva som skal gjøres, å fokusere på å stille ledende spørsmål som gjør at personen selv trekker de riktige konklusjonene, og på den måten oppnår mer eierskap og ansvar.

jhannes - Apr 28, 2009

Jeg forblir gjerne ekstrem når det gjelder møter. Jeg tror over 2/3 av de møtene jeg er i er bare bortkastet tid av noen som trenger å føle seg viktig. Jeg har selv vært skyldig i dette, og prøver å bli bedre.

Nå har jeg en litt spesielle setting: På mitt nåværende prosjekt er veldig mange av mine teammedlemmer veldig flinke til parprogrammering, og det erstatter mye av behovene vi har for arbeidsmøter internt.

Dersom man ikke har en slik kultur, er det nok en større andel av møtene som har verdi.

Bra poeng med å stille ledende spørsmål. Men selv det antar at du allerede vet hva som er beste løsning. Se vær-varsom plakaten om “vær forsiktig med å foreslå løsninger.” ;-)

Rune Sundling - Apr 28, 2009

Helt enig med det du kommenterer rundt møter, i den grad det er mulig er det ønskelig. Politikk og individuelle agendaer er dessverre store beist

Den siste kommentaren var vel ventet (og på sin plass!) :)

espen dalløkken - Apr 30, 2009

Jeg anbefaler alle å ta et kurs i møteteknikk. Problemet med møter er ikke at de finnes, men at de færreste har lært hvordan effektive møter bør holdes. Jeg anbefaler alle å ta et kurs med Anders Skoe i møteteknikk. Kurset er nok det mest lærerike jeg har vært på. Ved å lære hvordan en skaper en møtekultur så er det enkelt å holde effektive møter som fører til fremdrift.

Det blir litt for enkelt å påstå at alle møter er bortkastet uansett. Jeg vil påstå at om en føler det slik så er det “because you’re doing it wrong” :)

jhannes - May 1, 2009

Du har rett. Jeg gjør nok møter feil. Kanskje jeg skulle gå på et møte for å lære hvordan å gjøre møter bedre. ;-)

Det er måter å gjøre møter bedre på. Jeg har funnet et par knep, men har følelsen av at jeg bare har skapt i overflaten.

[Leif Auke] - May 28, 2009

Triks;

  1. Ha en agenda
  2. Lytt på utredningen uten å avbryte
  3. Diskuter løsning, men ikke i munn på hverandre
  4. Gjør vedtak
  5. Avslutt møtet

Skrell vekk alt som ikke er agenda eller småsnakk som ikke er for å for å løsne på stemningen. Voila, effektive møter 1/3 av tiden.

jhannes - May 28, 2009

Bra innspill. Å bare starte med #1 er en god start for mange.

Johannes Brodwall - May 28, 2009

Bra innspill. Å bare starte med #1 er en god start for mange.